| Datum / Uhrzeit:
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26.-28.08.2023 - 9:00 - 16:00 Uhr
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| Organisator:
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Marketing
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| Verantwortlich:
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Frau Naumann
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| Veranstaltungsort:
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Hotel EventInn
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| Kontaktperson:
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Jürgen Pavlovic
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| Status:
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offen
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Konzeptionsphase
| Aufgabe
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Eigner
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Fällig am
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Begonnen
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Beendet
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Bemerkungen
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| Ziele setzen, Ideen sammeln
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Marketing Team
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30.01.
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x
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Dokumentation
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| Budget genehmigen
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Geschäftsführung
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15.02.
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x
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genehmigt mit Einschränkungen
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| Gästeliste zusammenstellen
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Marketingleitung
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30.02.
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x
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Gästeliste
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| Sprecherliste aufbauen
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Marketingassistenz
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15.03.
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x
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Sprecherliste (vorläufig)
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| Ort buchen
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Marketingassistenz
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15.03.
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EventInn (wie letztes Jahr)
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| Menü auswählen
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Marketingassistenz
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30.04.
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vegane Optionen erforderlich
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| Lieferanten kontaktieren
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Marketingassistenz
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30.04
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Bemerkungen
Gezielt Neukunden besonders ansprechen und zur Teilnahme animieren. Projektleiter während der gesamten Vorbereitungsphase gezielt mit einsetzen. Diese kenne unsere Kunden und potentielle Sprecher am besten.
Vor der Veranstaltung
| Aufgabe
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Zuständig
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Fällig am
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Begonnen
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Beendet
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Bemerkungen
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| Anmeldung einrichten
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Marketingassistenz
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01.05.
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| Einladungen erstellen und verschicken
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Marketingassistenz
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01.05.
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| Ankunft und Unterkunft kommunizieren
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Marketingassistenz
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01.05.
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Hotelbuchungen ab 15.04. über Eventnummer möglich
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| Materialien erstellen (Druck / Online)
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Printdesigner
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30.05.
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BrightPrint (Broschüren, Agendas, Postkarten)
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| Social Media Kampagne vorbereiten
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Social Media Team
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30.05.
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| Sprecher einweisen
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Marketingassistenz
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08.06.
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Telefonische Erstkontakte zu Sprechern sind ab hier wichtig!
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| Programm finalisieren
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Marketingleitung
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08.06.
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Interne / externe Abläufe müssen abgeschlossen sein!
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| Teilnehmer unterstützen
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Marketingassistenz
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ab 01.06.
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Follow-up E-mail an Teilnehmer; potentielle Teilnehmer nochmals kontaktieren
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Bemerkungen
Geben Sie bei Bedarf einige Details an.
Während der Veranstaltung
| Aufgabe
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Zuständig
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Fällig
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Begonnen
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Beendet
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Bemerkungen
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| Catering, Ausstattung etc. koordinieren
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Marketingassistenz
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25.06.
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Catering mit Hotel koodinieren. Es gibt dort Catering-Partner für Events.
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| Aufbau betreuen
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Eventsupport
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25.06.
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Neue Standausrüstung wird Ende Mai geliefert.
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| Anmeldestand aufbauen
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Eventsupport, IT Support
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25.06.
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| Wifi und andere Passwörter verteilen
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IT Support
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26.-28.06.
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IT muss 1 Person während des Summits vor Ort gnaztägig bereitstellen.
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| Teilnehmer unterstützen
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Eventsupport
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26.-28.06.
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Anmeldestand muss jederzeit während des Events besetzt sein.
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Bemerkungen
Die Parksituation am Hotel ist im Veranstaltungszeitraum eingeschränkt. Hier müssen die Teilnehmer dieses Jahr zusätzlich unterstützt werden.
Nach der Veranstaltung
| Aufgabe
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Zuständig
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Fällig
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Begonnen
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Beendet
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Bemerkungen
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| Veranstaltungsort aufräumen
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Eventsupport, IT Support
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28.06.
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Alles muss am letzten Tag bereits aus dem Hotel entfernt werden. Es gibt keinen Aufbewahrungsraum.
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| Aufgaben bezüglich Veranstaltungsort abschließen
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Marketingassistenz
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05.07.
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Mit Ansprechpartner Hotel Abschluss bestätigen.
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| Follow-up mit den Teilnehmern
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Marketingassistenz
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05.07.
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Umfrage senden.
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| Veranstaltungsmaterial verteilen (Videos, Präsentationen, Skripte)
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Marketingassistenz
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15.07.
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Auf Unternehmenswebsite im Eventbereich posten.
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| Abschlussanalyse
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Marketingleitung/Geschäftsführung
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15.07.
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Teilnehmer-Feedback, Finanzanalyse, Lessons Learned, Ausblick
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Bemerkungen
Die Ergebnisse der Abschlussanalyse werden in der darauffolgenden Mitarbeiterversammlung von der Marketingleitung vorgestellt.
