| Datum / Uhrzeit: | 26.-28.08.2023 - 9:00 - 16:00 Uhr |
|---|---|
| Organisator: | Marketing |
| Verantwortlich: | Frau Naumann |
| Veranstaltungsort: | Hotel EventInn |
|---|---|
| Kontaktperson: | Jürgen Pavlovic |
| Status: | offen |
Konzeptionsphase
| Aufgabe | Eigner | Fällig am | Begonnen | Beendet | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Ziele setzen, Ideen sammeln | Marketing Team | 30.01. | x | Dokumentation | |
| Budget genehmigen | Geschäftsführung | 15.02. | x | genehmigt mit Einschränkungen | |
| Gästeliste zusammenstellen | Marketingleitung | 30.02. | x | Gästeliste | |
| Sprecherliste aufbauen | Marketingassistenz | 15.03. | x | Sprecherliste (vorläufig) | |
| Ort buchen | Marketingassistenz | 15.03. | EventInn (wie letztes Jahr) | ||
| Menü auswählen | Marketingassistenz | 30.04. | vegane Optionen erforderlich | ||
| Lieferanten kontaktieren | Marketingassistenz | 30.04 |
Bemerkungen
Gezielt Neukunden besonders ansprechen und zur Teilnahme animieren. Projektleiter während der gesamten Vorbereitungsphase gezielt mit einsetzen. Diese kenne unsere Kunden und potentielle Sprecher am besten.
Vor der Veranstaltung
| Aufgabe | Zuständig | Fällig am | Begonnen | Beendet | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Anmeldung einrichten | Marketingassistenz | 01.05. | |||
| Einladungen erstellen und verschicken | Marketingassistenz | 01.05. | |||
| Ankunft und Unterkunft kommunizieren | Marketingassistenz | 01.05. | Hotelbuchungen ab 15.04. über Eventnummer möglich | ||
| Materialien erstellen (Druck / Online) | Printdesigner | 30.05. | BrightPrint (Broschüren, Agendas, Postkarten) | ||
| Social Media Kampagne vorbereiten | Social Media Team | 30.05. | |||
| Sprecher einweisen | Marketingassistenz | 08.06. | Telefonische Erstkontakte zu Sprechern sind ab hier wichtig! | ||
| Programm finalisieren | Marketingleitung | 08.06. | Interne / externe Abläufe müssen abgeschlossen sein! | ||
| Teilnehmer unterstützen | Marketingassistenz | ab 01.06. | Follow-up E-mail an Teilnehmer; potentielle Teilnehmer nochmals kontaktieren |
Bemerkungen
Geben Sie bei Bedarf einige Details an.
Während der Veranstaltung
| Aufgabe | Zuständig | Fällig | Begonnen | Beendet | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Catering, Ausstattung etc. koordinieren | Marketingassistenz | 25.06. | Catering mit Hotel koodinieren. Es gibt dort Catering-Partner für Events. | ||
| Aufbau betreuen | Eventsupport | 25.06. | Neue Standausrüstung wird Ende Mai geliefert. | ||
| Anmeldestand aufbauen | Eventsupport, IT Support | 25.06. | |||
| Wifi und andere Passwörter verteilen | IT Support | 26.-28.06. | IT muss 1 Person während des Summits vor Ort gnaztägig bereitstellen. | ||
| Teilnehmer unterstützen | Eventsupport | 26.-28.06. | Anmeldestand muss jederzeit während des Events besetzt sein. |
Bemerkungen
Die Parksituation am Hotel ist im Veranstaltungszeitraum eingeschränkt. Hier müssen die Teilnehmer dieses Jahr zusätzlich unterstützt werden.
Nach der Veranstaltung
| Aufgabe | Zuständig | Fällig | Begonnen | Beendet | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Veranstaltungsort aufräumen | Eventsupport, IT Support | 28.06. | Alles muss am letzten Tag bereits aus dem Hotel entfernt werden. Es gibt keinen Aufbewahrungsraum. | ||
| Aufgaben bezüglich Veranstaltungsort abschließen | Marketingassistenz | 05.07. | Mit Ansprechpartner Hotel Abschluss bestätigen. | ||
| Follow-up mit den Teilnehmern | Marketingassistenz | 05.07. | Umfrage senden. | ||
| Veranstaltungsmaterial verteilen (Videos, Präsentationen, Skripte) | Marketingassistenz | 15.07. | Auf Unternehmenswebsite im Eventbereich posten. | ||
| Abschlussanalyse | Marketingleitung/Geschäftsführung | 15.07. | Teilnehmer-Feedback, Finanzanalyse, Lessons Learned, Ausblick |
Bemerkungen
Die Ergebnisse der Abschlussanalyse werden in der darauffolgenden Mitarbeiterversammlung von Vertretern der Marketingleitung vorgestellt.
