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von Paul Arnoux

Einführung ChatBot: Unterschied zwischen den Versionen

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Version vom 9. Februar 2023, 12:05 Uhr

Autor: Robert Dirigl
Empfänger: Marketing Team
Datum des Berichts: 10.04.2023
Projekt: ChatBot
Berichtszeitraum/ Meilenstein: Q1-2023
Status des Berichts: Abgeschlossen

Überblick

Die Einführung eines ChatBots als Vertriebsunterstützung wurde 2022 durch die Geschäftsführung beschlossen. Die Evaluierung verschiedener Einsatzmöglichkeiten und unterschiedlicher ChatBot Services ist soweit fortgeschritten, dass eine Entscheidung getroffen werden kann. Folgende Informationen geben eine Übersicht der Erkenntnisse aus der Evaluierungsphase.

Details

Wichtige Aufgaben, die abgeschlossen wurden:

Geschäftsbereich Thema Highlights Hindernisse

unerwartete Projekt-Risiken

Gewonnene Erkenntnisse
Marketing Marketing/Vertrieb als erster Nutzer der ChatBot Technologie beschlossen
  • Festlegung der Aufgaben des ChatBots
  • Werbekampagne: Planung abgeschlossen
  • Designs zu ChatBot CI: Entwürfe liegen vor
  • Kosten pro Nutzung weichen je nach Bot stark ab
  • Einbindung in Website: Zeitpunkt abhängig von Website Provider
  • Guter Zeitpunkt zum Einstieg in die AI-Welt
  • Risiken eher minimal, da Kosten inkremental geplant werden können
IT Evaluierung der unterschiedlichen Anbieter
  • Engere Auswahl getroffen (xyAI, ChatSale, WinChat)
  • Einbindung in CRM und ERM unklar
  • Ausfall Admin-Mitarbeiter in Q2
  • Generell ist Umsetzung innerhalb 3 Monaten denkbar
Support Bearbeitung und Auswertung der Chat-Kontakte
  • 3 Support-Mitarbeiter werden entsprechend eingearbeitet werden
  • keine
  • Hohe Motivation im Support-Team vorhanden
  • Support-Team braucht Möglichkeit, die Bots zu "trainieren"

Geschäftsrückblick

Bewerten Sie die Auswirkungen der wichtigsten Ergebnisse für den Berichtszeitraum.

Metriken Ziel Vorheriger

Zeitraum

Aktueller
Zeitraum
Änderung Neues Ziel
Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat 4000 - - + 3000 7000
Kosten (bis 50000 Anfragen /Monat) - - - - 400 €/Monat
Erwartete Lead-Generierung 150 - - - 400

Maßnahmen

Basierend auf der Leistung des Berichtszeitraums werden die folgenden Maßnahmen für die oben genannten Kennzahlen umgesetzt.

Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat

Verantwortlich Maßnahmen
Sibylle
  1. Bekanntmachung des ChatBots über alle Marketing-Kanäle
  2. Im Startquartal: Tägliche Analyse der durchgeführten Chats
Alex
  1. Gewährleistung 100% Verfügbarkeit des Bots während der ersten Woche (Notfall-Team steht fest)

Kosten (bis 5000 Anfragen /Monat)

Verantwortlich Maßnahmen
Angie
  1. Tägliches Monitoring der Benutzerzahlen. Informieren der Marketing-Leitung, wenn Kosten überschritten werden.

Erwartete Lead-Generierung

Verantwortlich Maßnahmen
Thea, Malik
  1. Evaluierung der gestellten Chat-Fragen und graphischer Report an die Marketingleitung
  2. Gewährleitung zeitnaher Bearbeitung aller Folgeanfragen

Begleitdokumente

Externe Studien und Umfragen: