Einführung ChatBot

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Autor:	Robert Dirigl
Empfänger:	Marketing Team
Datum des Berichts:	10.04.2023

Projekt:	ChatBot
Berichtszeitraum/ Meilenstein:	Q1-2023
Status des Berichts:	Abgeschlossen

Überblick

Die Einführung eines ChatBots als Vertriebsunterstützung wurde 2022 durch die Geschäftsführung beschlossen. Die Evaluierung verschiedener Einsatzmöglichkeiten und unterschiedlicher ChatBot Services ist soweit fortgeschritten, dass eine Entscheidung getroffen werden kann. Folgende Informationen geben eine Übersicht der Erkenntnisse aus der Evaluierungsphase.

Details

Wichtige Aufgaben, die abgeschlossen wurden:

Geschäftsbereich	Thema	Highlights	Hindernisse unerwartete Projekt-Risiken	Gewonnene Erkenntnisse
Marketing	Marketing/Vertrieb als erster Nutzer der ChatBot Technologie beschlossen	Festlegung der Aufgaben des ChatBots Werbekampagne: Planung abgeschlossen Designs zu ChatBot CI: Entwürfe liegen vor	Kosten pro Nutzung weichen je nach Bot stark ab Einbindung in Website: Zeitpunkt abhängig von Website Provider	Guter Zeitpunkt zum Einstieg in die AI-Welt Risiken eher minimal, da Kosten inkremental geplant werden können
IT	Evaluierung der unterschiedlichen Anbieter	Engere Auswahl getroffen (xyAI, ChatSale, WinChat)	Einbindung in CRM und ERM unklar Ausfall Admin-Mitarbeiter in Q2	Generell ist Umsetzung innerhalb 3 Monaten denkbar
Support	Bearbeitung und Auswertung der Chat-Kontakte	3 Support-Mitarbeiter werden entsprechend eingearbeitet werden	keine	Hohe Motivation im Support-Team vorhanden Support-Team braucht Möglichkeit, die Bots zu "trainieren"

Geschäftsrückblick

Bewerten Sie die Auswirkungen der wichtigsten Ergebnisse für den Berichtszeitraum.

Metriken	Ziel	Vorheriger Zeitraum	Aktueller Zeitraum	Änderung	Neues Ziel
Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat	4000	-	-	+ 3000	7000
Kosten (bis 50000 Anfragen /Monat)	-	-	-	-	400 €/Monat
Erwartete Lead-Generierung	150	-	-	-	400

Maßnahmen

Basierend auf der Leistung des Berichtszeitraums werden die folgenden Maßnahmen für die oben genannten Kennzahlen umgesetzt.

Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat

Verantwortlich	Maßnahmen
Sibylle	Bekanntmachung des ChatBots über alle Marketing-Kanäle Im Startquartal: Tägliche Analyse der durchgeführten Chats
Alex	Gewährleistung 100% Verfügbarkeit des Bots während der ersten Woche (Notfall-Team steht fest)

Kosten (bis 5000 Anfragen /Monat)

Verantwortlich	Maßnahmen
Angie	Tägliches Monitoring der Benutzerzahlen. Informieren der Marketing-Leitung, wenn Kosten überschritten werden.

Erwartete Lead-Generierung

Verantwortlich	Maßnahmen
Thea, Malik	Evaluierung der gestellten Chat-Fragen und graphischer Report an die Marketingleitung Gewährleitung zeitnaher Bearbeitung aller Folgeanfragen

Begleitdokumente

Externe Studien und Umfragen: