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von Paul Arnoux

Einführung ChatBot: Unterschied zwischen den Versionen

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!business area
!Geschäftsbereich
!Theme
!Thema
!Highlights
!Highlights
!obstacles
!Hindernisse
unexpected project risks
unerwartete Projekt-Risiken
!Lessons learned
!Gewonnene Erkenntnisse
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|-
|Marketing
|Marketing
|Marketing/sales decided as the first user of the ChatBot technology
|Marketing/Vertrieb als erster Nutzer der ChatBot Technologie beschlossen
|
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*Determination of the tasks of the ChatBot
*Festlegung der Aufgaben des ChatBots
*Ad Campaign: Planning complete
*Werbekampagne: Planung abgeschlossen
*Designs for ChatBot CI: Drafts are available
*Designs zu ChatBot CI: Entwürfe liegen vor
|
|
*Cost per use varies greatly depending on the bot
*Kosten pro Nutzung weichen je nach Bot stark ab
* Inclusion in website: time depends on website provider
*Einbindung in Website: Zeitpunkt abhängig von Website Provider
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|
*Good time to enter the AI world
*Guter Zeitpunkt zum Einstieg in die AI-Welt
*Risks rather minimal as costs can be planned incrementally
*Risiken eher minimal, da Kosten inkremental geplant werden können
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|-
|IT
|IT
|Evaluation of the different providers
|Evaluierung der unterschiedlichen Anbieter
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|
*Shortlisted (xyAI, ChatSale, WinChat)
* Engere Auswahl getroffen (xyAI, ChatSale, WinChat)
|
|
*Inclusion in CRM and ERM unclear
* Einbindung in CRM und ERM unklar
*Absence of admin staff in Q2
* Ausfall Admin-Mitarbeiter in Q2
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|
*In general, implementation within 3 months is conceivable
* Generell ist Umsetzung innerhalb 3 Monaten denkbar
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|-
| Support
|Support
|Processing and evaluation of chat contacts
|Bearbeitung und Auswertung der Chat-Kontakte
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|
*3 support staff will be trained accordingly
* 3 Support-Mitarbeiter werden entsprechend eingearbeitet werden
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|
*no
* keine
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|
*High motivation in the support team
* Hohe Motivation im Support-Team vorhanden
*Support team needs a way to "train" the bots
* Support-Team braucht Möglichkeit, die Bots zu "trainieren"
|}
|}
==Business Review ==
==Geschäftsrückblick==
Assess the impact of the key findings for the reporting period.
Bewerten Sie die Auswirkungen der wichtigsten Ergebnisse für den Berichtszeitraum.
   
   
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!metrics
!Metriken
!Goal
!Ziel
! Previous
!Vorheriger
Period
Zeitraum
!Current<span /><span /><br />period
!Aktueller<span /><br />Zeitraum
!The change
!Änderung
!New goal
!Neues Ziel
|-
|-
|Number of ChatBot requests per month
|Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat
|4000
|4000
| -
| -
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|7000
|7000
|-
|-
|Costs (up to 50000 requests/month)
|Kosten  (bis 50000 Anfragen /Monat)
| -
| -
| -
| -
|<nowiki>-</nowiki>
|<nowiki>-</nowiki>
| -
| -
|€400/month
|400 €/Monat
|-
|-
|Expected lead generation
|Erwartete Lead-Generierung
|150
|150
|<nowiki>-</nowiki>
|<nowiki>-</nowiki>
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|}
|}


==Measures==
==Maßnahmen==
Based on the performance of the reporting period, the following actions are implemented for the above metrics.
Basierend auf der Leistung des Berichtszeitraums werden die folgenden Maßnahmen für die oben genannten Kennzahlen umgesetzt.


===Number of ChatBot requests per month===
===Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat===
{| class="wikitable" style="width:100%;"
{| class="wikitable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |'''Responsible'''
! style="width:200px;" |'''Verantwortlich'''
!'''Measures'''
!'''Maßnahmen'''
|-
|-
| style="width:200px;" |Sibyl
| style="width:200px;" |Sibylle
|
|
#Announcement of the ChatBot across all marketing channels
#Bekanntmachung  des ChatBots über alle Marketing-Kanäle
#In the starting quarter: Daily analysis of the chats conducted
#Im Startquartal: Tägliche Analyse der durchgeführten Chats
|-
|-
| style="width:200px;" |Alex
| style="width:200px;" |Alex
|
|
#Guarantee 100% availability of the bot during the first week (emergency team is fixed)
# Gewährleistung 100% Verfügbarkeit des Bots während der ersten Woche (Notfall-Team steht fest)
|}
|}


=== Costs (up to 5000 requests/month)===
===Kosten  (bis 5000 Anfragen /Monat)===
{| class="wikitable" style="width:100%;"
{| class="wikitable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |'''Responsible'''
! style="width:200px;" |'''Verantwortlich'''
!'''Measures'''
!'''Maßnahmen'''
|-
|-
| style="width:200px;" |Angie
| style="width:200px;" |Angie
|
|
#Daily monitoring of user numbers. Informing marketing management when costs are exceeded.
#Tägliches Monitoring der Benutzerzahlen. Informieren der Marketing-Leitung, wenn Kosten überschritten werden.
|}
|}


===Expected lead generation===
=== Erwartete Lead-Generierung ===
{| class="wikitable" style="width:100%;"
{| class="wikitable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |'''Responsible'''
! style="width:200px;" |'''Verantwortlich'''
!'''Measures'''
!'''Maßnahmen'''
|-
|-
| style="width:200px;" |Thea, Malik
| style="width:200px;" |Thea, Malik
|
|
#Evaluation of the chat questions asked and graphical report to the marketing management
# Evaluierung der gestellten Chat-Fragen und graphischer Report an die Marketingleitung
#Ensuring timely processing of all follow-up inquiries
# Gewährleitung zeitnaher Bearbeitung aller Folgeanfragen
|}
|}


==Accompanying Documents==
==Begleitdokumente==
External studies and surveys:
Externe Studien und Umfragen:


*[https://de.eos-solutions.com/chatbot-survey-2021.html EOS Chatbot Studie 2021]
*[https://de.eos-solutions.com/chatbot-survey-2021.html EOS Chatbot Studie 2021]
*[https://www.intre.cc/wp-content/uploads/2021/09/Chatbot-Studie-2021_aiaibot_ZHAW.pdf Intre chatbot studie '21]
*[https://www.intre.cc/wp-content/uploads/2021/09/Chatbot-Studie-2021_aiaibot_ZHAW.pdf Intre chatbot studie '21]
*[https://www.businesswire.com/news/home/20230201005219/de/ Umfrage Kundenzufriedenheit (businesswire)]
*[https://www.businesswire.com/news/home/20230201005219/de/ Umfrage Kundenzufriedenheit (businesswire)]

Version vom 3. Februar 2023, 10:40 Uhr

Autor: Robert Dirigl
Empfänger: Marketing Team
Datum des Berichts: 10.04.2023
Projekt: ChatBot
Berichtszeitraum/ Meilenstein: Q1-2023
Status des Berichts: Abgeschlossen

Überblick

Die Einführung eines ChatBots als Vertriebsunterstützung wurde 2022 durch die Geschäftsführung beschlossen. Die Evaluierung verschiedener Einsatzmöglichkeiten und unterschiedlicher ChatBot Services ist soweit fortgeschritten, dass eine Entscheidung getroffen werden kann. Folgende Informationen geben eine Übersicht der Erkenntnisse aus der Evaluierungsphase.

Details

Wichtige Aufgaben, die abgeschlossen wurden:

Geschäftsbereich Thema Highlights Hindernisse

unerwartete Projekt-Risiken

Gewonnene Erkenntnisse
Marketing Marketing/Vertrieb als erster Nutzer der ChatBot Technologie beschlossen
  • Festlegung der Aufgaben des ChatBots
  • Werbekampagne: Planung abgeschlossen
  • Designs zu ChatBot CI: Entwürfe liegen vor
  • Kosten pro Nutzung weichen je nach Bot stark ab
  • Einbindung in Website: Zeitpunkt abhängig von Website Provider
  • Guter Zeitpunkt zum Einstieg in die AI-Welt
  • Risiken eher minimal, da Kosten inkremental geplant werden können
IT Evaluierung der unterschiedlichen Anbieter
  • Engere Auswahl getroffen (xyAI, ChatSale, WinChat)
  • Einbindung in CRM und ERM unklar
  • Ausfall Admin-Mitarbeiter in Q2
  • Generell ist Umsetzung innerhalb 3 Monaten denkbar
Support Bearbeitung und Auswertung der Chat-Kontakte
  • 3 Support-Mitarbeiter werden entsprechend eingearbeitet werden
  • keine
  • Hohe Motivation im Support-Team vorhanden
  • Support-Team braucht Möglichkeit, die Bots zu "trainieren"

Geschäftsrückblick

Bewerten Sie die Auswirkungen der wichtigsten Ergebnisse für den Berichtszeitraum.

Metriken Ziel Vorheriger

Zeitraum

Aktueller
Zeitraum 		Änderung Neues Ziel
Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat 4000 - - + 3000 7000
Kosten (bis 50000 Anfragen /Monat) - - - - 400 €/Monat
Erwartete Lead-Generierung 150 - - - 400

Maßnahmen

Basierend auf der Leistung des Berichtszeitraums werden die folgenden Maßnahmen für die oben genannten Kennzahlen umgesetzt.

Anzahl von ChatBot Anfragen pro Monat

Verantwortlich Maßnahmen
Sibylle
  1. Bekanntmachung des ChatBots über alle Marketing-Kanäle
  2. Im Startquartal: Tägliche Analyse der durchgeführten Chats
Alex
  1. Gewährleistung 100% Verfügbarkeit des Bots während der ersten Woche (Notfall-Team steht fest)

Kosten (bis 5000 Anfragen /Monat)

Verantwortlich Maßnahmen
Angie
  1. Tägliches Monitoring der Benutzerzahlen. Informieren der Marketing-Leitung, wenn Kosten überschritten werden.

Erwartete Lead-Generierung

Verantwortlich Maßnahmen
Thea, Malik
  1. Evaluierung der gestellten Chat-Fragen und graphischer Report an die Marketingleitung
  2. Gewährleitung zeitnaher Bearbeitung aller Folgeanfragen

Begleitdokumente

Externe Studien und Umfragen:

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