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2.3. Aufbewahrungsfristen

Bei der Archivierung von Daten müssen verschiedene gesetzliche Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Z.B. schreibt das DSG vor, dass Protokolle, die die Nachverfolgung von Datenzugriffen ermöglichen, drei Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Bundesabgabenordnung verlangt, dass Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre aufbewahrt werden; dies gilt auch für deren Aufbewahrung in elektronischer Form (Buchhaltungsdaten, elektronische Rechnungen, gegebenenfalls auch E-Mails).

Die Verantwortung für die sichere Aufbewahrung und Wiedergabe dieser Daten liegt dabei beim Unternehmen, d.h. eine derartige Langzeitarchivierung muss gut geplant werden: Über den Datenträgerbestand sollte ein Bestandsverzeichnis geführt werden; die archivierten Datenträger müssen regelmäßig geprüft werden; günstigerweise sollte eine Kopie vorliegen, falls das Original unlesbar wird. Vor allem aber muss bei der Planung der Langzeitarchivierung darauf geachtet werden, dass die Daten in einigen Jahren noch nutzbar sind.

Bei einem Wechsel oder einer neuen Version der Buchhaltungssoftware muss geprüft werden, ob die alten Datenbestände verwendet werden können. Andernfalls müssen die Installationsmedien der alten Software aufbewahrt oder besser noch eine betriebsfähige Installation des alten Programms, eventuell auf einem älteren Rechner, beibehalten werden.


Ersteller: Bonny, Anne
Erstelldatum: 2016/04/02
Prüfer: Klug, Annett
Geprüft: 2016/04/08
Freigeber: Oppermann, Sissy
Freigabe: 2016/04/13
Verantwortlicher: Schreiber, Karl Heinz
Bereich: ISO 9001:2008 4.1
Gelenkt:
Aufbewahrungsfrist: AAuf
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