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von Janusz Čaplo

Kundensummit 2023 und IMS:Vertriebsprozess: Unterschied zwischen den Seiten

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{{IMS Process
<div class="databox">
|documentNumber=P-V01
<div class="tbl">
|roles=Sales Agent
{|
|scope=Vertrieb
|-
|standardSpecification=ISO 9001:2015
!Datum / Uhrzeit:
|ISO9001=4.4 Qualitätsmanagementsystem und dessen Prozesse
|26.-28.08.2023 - 9:00 - 16:00 Uhr
|owner=Benutzer:Parnoux
|-
|validFrom=2021-11-30
!Organisator:
|validUntil=2022-12-31
|Marketing
|auditDue=2022-09-30
|-
}}
!Verantwortlich:
==Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung==
|Frau Naumann
Ein standardisierter Vertriebsprozess lässt unsere Mitarbeiter effizienter arbeiten und hilft ihnen, ihre Verkaufstechniken zu optimieren. Er muss parallel zur Akquisestrategie eingesetzt werden. Das ist sowohl für die Kundenzufriedenheit als auch das Konvertieren von Leads wichtig. Darüber hinaus lässt der Vertriebsprozess das Vertriebsteam einheitlicher arbeiten, da er dessen Abläufe besser strukturiert. 
|}
 
Das Ziel des Vertriebsprozesses sind höhere Abschlussquoten, eine bessere Kundenbindung und letzten Endes eine Absatzsteigerung.
 
==Vorgängerprozess==
 
* Marketingprozess
==Folgeprozess==
 
* Projektprozess
 
==Prozessdiagramme==
<center><bs:drawio filename=Vertriebsprozess" /></center>
<br /><br />
<span class="mw-customtoggle-myDivision"><big><span class="bi bi-diagram-2-fill"></span> '''Fließdiagramm anzeigen'''</big></span>
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" id="mw-customcollapsible-myDivision">
<center><bs:drawio filename="Drawio/Vertrieb-Flowchart" /></center>
</div>
</div>
<div class="tbl">
 
{|  
== Prozessschritte==
|-
{| class="wikitable" style="width:100%;"
!Veranstaltungsort:
|+V=Verantwortliche(r); T= Teilnehmer
|Hotel EventInn
! style="width:200px;" |Input<br />(Ressourcen)!! style="width:%;" |Prozessschritte
!Arbeitsanweisung!!Output<br />(Ergebnis) !!V!!T
|-
|-
!Kontaktperson:
| style="width:200px;" |Kontaktinfo|| style="width:%;" |'''01-Kontaktaufnahme'''
|Jürgen Pavlovic
|Lead-Qualifizierung||Doku in Odoo||Sales Agent||Interessent
|-
!Status:
| class="select" |'''offen'''
|}
</div>
</div>
{{TOClimit|limit=1}}
==Konzeptionsphase==
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |Aufgabe
!Eigner
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig am
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
|-
| style="width:200px;" |Ziele setzen, Ideen sammeln
| style="width:200px;" |Ergebnisse aus Erstgespräch
|Marketing Team
| style="width:%;" |'''02-Lead-Qualifizierung'''
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.01.
|Lead-Qualifizierung||Doku in Odoo
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Sales Agent||Interessent
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
|Dokumentation
|-
|-
| style="width:200px;" |Budget genehmigen
| style="width:200px;" |Ergebnisse aus Lead-Qualifizierung
|Geschäftsführung
|'''03-Bedarfsanalyse'''
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |15.02.
|Lead-Qualifizierung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Doku in Odoo
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
|Sales Agent
|genehmigt mit Einschränkungen
|Interessent, (HW-Support)
|-
|-
| style="width:200px;" |Gästeliste zusammenstellen
| style="width:200px;" |Ergebnisse aus Bedarfsanalyse
|Marketingleitung
|'''04-Produktpräsentation'''
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.02.
|Lead-Qualifizierung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
|Doku in Odoo
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Sales Agent
|Gästeliste
|Interessent
|-
|-
|Sprecherliste aufbauen
| style="width:200px;" |
|Marketingassistenz
|'''05-Kostenvoranschlag'''
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |15.03.
|[[IMS:Erstellung eines Angebots|Erstellung eines Angebots]]
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
|
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Sales Agent
|Sprecherliste (vorläufig)
|Interessent, Vertriebsleiter
|-
|-
| style="width:200px;" |Ort buchen
| style="width:200px;" |
|Marketingassistenz
|'''06-Verhandlung'''
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |15.03.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|EventInn (wie letztes Jahr)
|-
| style="width:200px;" |Menü auswählen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.04.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|vegane Optionen erforderlich
|-
| style="width:200px;" |Lieferanten kontaktieren
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.04
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|
|}
===Bemerkungen===
Gezielt Neukunden besonders ansprechen und zur Teilnahme animieren. Projektleiter während der gesamten Vorbereitungsphase gezielt mit einsetzen. Diese kenne unsere Kunden und potentielle Sprecher am besten.
==Vor der Veranstaltung==
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |Aufgabe
!Zuständig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig am
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
|Anmeldung einrichten
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |01.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|
|-
| style="width:200px;" |Einladungen erstellen und verschicken
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |01.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|
|-
|Ankunft und Unterkunft kommunizieren
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |01.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Hotelbuchungen ab 15.04. über Eventnummer möglich
|-
| style="width:200px;" |Materialien erstellen (Druck / Online)
|Printdesigner
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|BrightPrint (Broschüren, Agendas, Postkarten)
|-
| style="width:200px;" |Social Media Kampagne vorbereiten
|Social Media Team
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|
|-
|Sprecher einweisen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |08.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Telefonische Erstkontakte zu Sprechern sind ab hier wichtig!
|-
| style="width:200px;" |Programm finalisieren
|Marketingleitung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |08.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Interne / externe Abläufe müssen abgeschlossen sein!
|-
| style="width:200px;" |Teilnehmer unterstützen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |ab 01.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Follow-up E-mail an Teilnehmer; potentielle Teilnehmer nochmals kontaktieren
|}
|}
==Leistungsindikatoren==
Die Statistiken  für folgende Leistungsindikatoren werden in Odoo erstellt und halbjährlich ausgewertet.


===Bemerkungen===
#    Umsatzwachstum
Geben Sie bei Bedarf einige Details an.
#    Umsatzziel
 
#    Kundenakquisitionskosten
==Während der Veranstaltung==
#    Verkaufszykluslänge
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
#    Lead-Conversion-Verhältnis (Leads pro Sale)
! style="width:200px;" |Aufgabe
#    Anzahl der Sales Opportunities (potenzieller Auftragswert)
!Zuständig
#    Upsell- und Cross-Selling-Rate
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig
==Risiken==
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
| style="width:200px;" |Catering, Ausstattung etc. koordinieren
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |25.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Catering mit Hotel koodinieren. Es gibt dort Catering-Partner für Events.
|-
| style="width:200px;" |Aufbau betreuen
|Eventsupport
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |25.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Neue Standausrüstung wird Ende Mai geliefert.
|-
| style="width:200px;" |Anmeldestand aufbauen
|Eventsupport, IT Support
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |25.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|-
| style="width:200px;" |Wifi und andere Passwörter verteilen
|IT Support
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |26.-28.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|IT muss 1 Person während des Summits vor Ort gnaztägig bereitstellen.
|-
| style="width:200px;" |Teilnehmer unterstützen
|Eventsupport
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |26.-28.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Anmeldestand muss jederzeit während des Events besetzt sein.
|}


===Bemerkungen===
# Erfüllungsrisiko: Die vertraglich festgelegten Leistungen können nicht geliefert werden
Die Parksituation am Hotel ist im Veranstaltungszeitraum eingeschränkt. Hier müssen die Teilnehmer dieses Jahr zusätzlich unterstützt werden.
# Kostenrisiko: Unterschätzung der Entwicklungskosten
==Ressourcen==


==Nach der Veranstaltung==
===Ausrüstung===
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |Aufgabe
! style="vertical-align:middle;text-align:left;" |Zuständig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
| style="width:200px;" |Veranstaltungsort aufräumen
|Eventsupport, IT Support
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |28.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Alles muss am letzten Tag bereits aus dem Hotel entfernt werden. Es gibt keinen Aufbewahrungsraum.
|-
| style="width:200px;" |Aufgaben bezüglich Veranstaltungsort abschließen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |05.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Mit Ansprechpartner Hotel Abschluss bestätigen.
|-
| style="width:200px;" |Follow-up mit den Teilnehmern
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |05.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Umfrage senden.
|-
|Veranstaltungsmaterial verteilen (Videos, Präsentationen, Skripte)
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |15.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Auf Unternehmenswebsite im Eventbereich posten.
|-
|Abschlussanalyse
|Marketingleitung/Geschäftsführung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |15.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Teilnehmer-Feedback, Finanzanalyse,  Lessons Learned, Ausblick
|}


===Bemerkungen===
* Telefon
Die Ergebnisse der Abschlussanalyse werden in der darauffolgenden Mitarbeiterversammlung von der Marketingleitung vorgestellt.
* Email
[[Category:Kundenbetreuung]]
* Odoo
* Demo-System
* Eval-System
===Personal / Qualifikationen===


# Sales Agent
==Mitgeltende Unterlagen==


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==Nachweisdokumente==
''Beobachtungen oder Berichte, die die Effektivität dieses Prozesses bestätigen (Ausgefüllte Checklisten, Protokolle, Interviews, ...).''
<br />

Version vom 11. Juli 2023, 18:05 Uhr

bearbeiten
Dokumententyp: Prozessbeschreibung
Dokumenten-ID: P-V01
Normzuweisung: ISO 9001:2015 - 4.4 Qualitätsmanagementsystem und dessen Prozesse
Prozesseigner: Paul Arnoux
Betroffene Rollen: Sales Agent
Geschäftsbereich: Vertrieb
Freigabestatus: Freigegeben (Version: 6)
Freigegeben von: Pınar Güler
Freigabedatum: 08. Feb. 2024
Gültig ab: 30. November 2021
Gültig bis: 31. Dezember 2022 ◉red
Internes Audit Datum: 30. September 2022

Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung

Ein standardisierter Vertriebsprozess lässt unsere Mitarbeiter effizienter arbeiten und hilft ihnen, ihre Verkaufstechniken zu optimieren. Er muss parallel zur Akquisestrategie eingesetzt werden. Das ist sowohl für die Kundenzufriedenheit als auch das Konvertieren von Leads wichtig. Darüber hinaus lässt der Vertriebsprozess das Vertriebsteam einheitlicher arbeiten, da er dessen Abläufe besser strukturiert.

Das Ziel des Vertriebsprozesses sind höhere Abschlussquoten, eine bessere Kundenbindung und letzten Endes eine Absatzsteigerung.

Vorgängerprozess

  • Marketingprozess

Folgeprozess

  • Projektprozess

Prozessdiagramme

drawio: Vertriebsprozess"



Fließdiagramm anzeigen

drawio: Drawio-Vertrieb-Flowchart

Prozessschritte

V=Verantwortliche(r); T= Teilnehmer
Input
(Ressourcen)		 Prozessschritte Arbeitsanweisung Output
(Ergebnis)		 V T
Kontaktinfo 01-Kontaktaufnahme Lead-Qualifizierung Doku in Odoo Sales Agent Interessent
Ergebnisse aus Erstgespräch 02-Lead-Qualifizierung Lead-Qualifizierung Doku in Odoo Sales Agent Interessent
Ergebnisse aus Lead-Qualifizierung 03-Bedarfsanalyse Lead-Qualifizierung Doku in Odoo Sales Agent Interessent, (HW-Support)
Ergebnisse aus Bedarfsanalyse 04-Produktpräsentation Lead-Qualifizierung Doku in Odoo Sales Agent Interessent
05-Kostenvoranschlag Erstellung eines Angebots Sales Agent Interessent, Vertriebsleiter
06-Verhandlung

Leistungsindikatoren

Die Statistiken für folgende Leistungsindikatoren werden in Odoo erstellt und halbjährlich ausgewertet.

  1.    Umsatzwachstum
  2.    Umsatzziel
  3.    Kundenakquisitionskosten
  4.    Verkaufszykluslänge
  5.    Lead-Conversion-Verhältnis (Leads pro Sale)
  6.    Anzahl der Sales Opportunities (potenzieller Auftragswert)
  7.    Upsell- und Cross-Selling-Rate

Risiken

  1. Erfüllungsrisiko: Die vertraglich festgelegten Leistungen können nicht geliefert werden
  2. Kostenrisiko: Unterschätzung der Entwicklungskosten

Ressourcen

Ausrüstung

  • Telefon
  • Email
  • Odoo
  • Demo-System
  • Eval-System

Personal / Qualifikationen

  1. Sales Agent

Mitgeltende Unterlagen

Nachweisdokumente

Beobachtungen oder Berichte, die die Effektivität dieses Prozesses bestätigen (Ausgefüllte Checklisten, Protokolle, Interviews, ...).

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