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Vertretungsregelungen und Kundensummit 2023: Unterschied zwischen den Seiten

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Bei einem vorhersehbaren Ausfall (Urlaub, geplanter Gesundheitsausfall, Elternzeit) müssen die wichtigsten Aufgaben an eine Vertretung übergeben werden.
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<div class="databox">
<div class="tbl">
{|
|-
!Datum / Uhrzeit:
|26.-28.08.2023 - 9:00 - 16:00 Uhr
|-
!Organisator:
|Marketing
|-
!Verantwortlich:
|Frau Naumann
|}
</div>
<div class="tbl">
{|
|-
!Veranstaltungsort:
|Hotel EventInn
|-
!Kontaktperson:
|Jürgen Pavlovic
|-
!Status:
| class="select" |'''offen'''
|}
</div>
</div>
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==Konzeptionsphase==
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |Aufgabe
!Eigner
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig am
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
| style="width:200px;" |Ziele setzen, Ideen sammeln
|Marketing Team
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.01.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
|Dokumentation
|-
| style="width:200px;" |Budget genehmigen
|Geschäftsführung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |15.02.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
|genehmigt mit Einschränkungen
|-
| style="width:200px;" |Gästeliste zusammenstellen
|Marketingleitung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.02.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Gästeliste
|-
|Sprecherliste aufbauen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |15.03.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |x
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Sprecherliste (vorläufig)
|-
| style="width:200px;" |Ort buchen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |15.03.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|EventInn (wie letztes Jahr)
|-
| style="width:200px;" |Menü auswählen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.04.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|vegane Optionen erforderlich
|-
| style="width:200px;" |Lieferanten kontaktieren
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.04
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|}


== Schritt 1: Vertretung bestimmen ==
===Bemerkungen===
Gezielt Neukunden besonders ansprechen und zur Teilnahme animieren. Projektleiter während der gesamten Vorbereitungsphase gezielt mit einsetzen. Diese kenne unsere Kunden und potentielle Sprecher am besten.


* '''Offizielle Vertretung existiert:'''
==Vor der Veranstaltung==
** Rechtzeitig über anstehende Aufgaben informieren - dies geschieht in den unmittelbaren Tagen vor der Ausfallzeit.  
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
** Neue Gegebenheiten seit der letzten Vertretungszeit direkt besprechen.
! style="width:200px;" |Aufgabe
!Zuständig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig am
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
|Anmeldung einrichten
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |01.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|-
| style="width:200px;" |Einladungen erstellen und verschicken
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |01.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|-
|Ankunft und Unterkunft kommunizieren
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |01.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Hotelbuchungen ab 15.04. über Eventnummer möglich
|-
| style="width:200px;" |Materialien erstellen (Druck / Online)
|Printdesigner
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|BrightPrint (Broschüren, Agendas, Postkarten)
|-
| style="width:200px;" |Social Media Kampagne vorbereiten
|Social Media Team
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |30.05.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|-
|Sprecher einweisen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |08.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Telefonische Erstkontakte zu Sprechern sind ab hier wichtig!
|-
| style="width:200px;" |Programm finalisieren
|Marketingleitung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |08.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Interne / externe Abläufe müssen abgeschlossen sein!
|-
| style="width:200px;" |Teilnehmer unterstützen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |ab 01.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Follow-up E-mail an Teilnehmer; potentielle Teilnehmer nochmals kontaktieren
|}


* '''Offizielle Vertretung existiert nicht:''' 
===Bemerkungen===
** mit Management die Vertretung bestimmen. Mögliche KandidatInnen:
Geben Sie bei Bedarf einige Details an.
*** Team-KollegInnen
*** Auszubildende
*** Vorgesetzte
** fachliche Eignung prüfen
** Vertretung zeitnah informieren


== Schritt 2: Vorbereitungen treffen ==
==Während der Veranstaltung==
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |Aufgabe
!Zuständig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
| style="width:200px;" |Catering, Ausstattung etc. koordinieren
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |25.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Catering mit Hotel koodinieren. Es gibt dort Catering-Partner für Events.
|-
| style="width:200px;" |Aufbau betreuen
|Eventsupport
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |25.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Neue Standausrüstung wird Ende Mai geliefert.
|-
| style="width:200px;" |Anmeldestand aufbauen
|Eventsupport, IT Support
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |25.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|
|-
| style="width:200px;" |Wifi und andere Passwörter verteilen
|IT Support
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |26.-28.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|IT muss 1 Person während des Summits vor Ort gnaztägig bereitstellen.
|-
| style="width:200px;" |Teilnehmer unterstützen
|Eventsupport
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |26.-28.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Anmeldestand muss jederzeit während des Events besetzt sein.
|}


* Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
===Bemerkungen===
* Genaue Vertretungsdetails mit Vorgesetzten und der Vertretung besprechen
Die Parksituation am Hotel ist im Veranstaltungszeitraum eingeschränkt. Hier müssen die Teilnehmer dieses Jahr zusätzlich unterstützt werden.
* Aufgaben priorisieren


== Schritt 3: Übergabe nach Rückkehr ==
==Nach der Veranstaltung==
Am Ende der Ausfallzeit wird zeitnah die Übergabe zwischen Vertretung und rückkehrender Arbeitskraft durchgeführt.
{| class="wikitable sortable" style="width:100%;"
! style="width:200px;" |Aufgabe
! style="vertical-align:middle;text-align:left;" |Zuständig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |Fällig
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Begonnen
! style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |Beendet
!Bemerkungen
|-
| style="width:200px;" |Veranstaltungsort aufräumen
|Eventsupport, IT Support
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |28.06.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Alles muss am letzten Tag bereits aus dem Hotel entfernt werden. Es gibt keinen Aufbewahrungsraum.
|-
| style="width:200px;" |Aufgaben bezüglich Veranstaltungsort abschließen
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |05.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Mit Ansprechpartner Hotel Abschluss bestätigen.
|-
| style="width:200px;" |Follow-up mit den Teilnehmern
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:120px;" |05.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Umfrage senden.
|-
|Veranstaltungsmaterial verteilen (Videos, Präsentationen, Skripte)
|Marketingassistenz
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |15.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Auf Unternehmenswebsite im Eventbereich posten.
|-
|Abschlussanalyse
|Marketingleitung/Geschäftsführung
| style="vertical-align:middle;text-align:center;" |15.07.
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
| style="vertical-align:middle;text-align:center;width:100px;" |
|Teilnehmer-Feedback, Finanzanalyse,  Lessons Learned, Ausblick
|}
 
===Bemerkungen===
Die Ergebnisse der Abschlussanalyse werden in der darauffolgenden Mitarbeiterversammlung von der Marketingleitung vorgestellt.
[[Category:Kundenbetreuung]]
 
 
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Version vom 9. Februar 2023, 12:31 Uhr

Tour 1 Knowledge Base ‹ Produktbeschreibungweiter: Seitenvorlage "Richtlinie"
Datum / Uhrzeit: 26.-28.08.2023 - 9:00 - 16:00 Uhr
Organisator: Marketing
Verantwortlich: Frau Naumann
Veranstaltungsort: Hotel EventInn
Kontaktperson: Jürgen Pavlovic
Status: offen

Konzeptionsphase

Aufgabe Eigner Fällig am Begonnen Beendet Bemerkungen
Ziele setzen, Ideen sammeln Marketing Team 30.01. x Dokumentation
Budget genehmigen Geschäftsführung 15.02. x genehmigt mit Einschränkungen
Gästeliste zusammenstellen Marketingleitung 30.02. x Gästeliste
Sprecherliste aufbauen Marketingassistenz 15.03. x Sprecherliste (vorläufig)
Ort buchen Marketingassistenz 15.03. EventInn (wie letztes Jahr)
Menü auswählen Marketingassistenz 30.04. vegane Optionen erforderlich
Lieferanten kontaktieren Marketingassistenz 30.04

Bemerkungen

Gezielt Neukunden besonders ansprechen und zur Teilnahme animieren. Projektleiter während der gesamten Vorbereitungsphase gezielt mit einsetzen. Diese kenne unsere Kunden und potentielle Sprecher am besten.

Vor der Veranstaltung

Aufgabe Zuständig Fällig am Begonnen Beendet Bemerkungen
Anmeldung einrichten Marketingassistenz 01.05.
Einladungen erstellen und verschicken Marketingassistenz 01.05.
Ankunft und Unterkunft kommunizieren Marketingassistenz 01.05. Hotelbuchungen ab 15.04. über Eventnummer möglich
Materialien erstellen (Druck / Online) Printdesigner 30.05. BrightPrint (Broschüren, Agendas, Postkarten)
Social Media Kampagne vorbereiten Social Media Team 30.05.
Sprecher einweisen Marketingassistenz 08.06. Telefonische Erstkontakte zu Sprechern sind ab hier wichtig!
Programm finalisieren Marketingleitung 08.06. Interne / externe Abläufe müssen abgeschlossen sein!
Teilnehmer unterstützen Marketingassistenz ab 01.06. Follow-up E-mail an Teilnehmer; potentielle Teilnehmer nochmals kontaktieren

Bemerkungen

Geben Sie bei Bedarf einige Details an.

Während der Veranstaltung

Aufgabe Zuständig Fällig Begonnen Beendet Bemerkungen
Catering, Ausstattung etc. koordinieren Marketingassistenz 25.06. Catering mit Hotel koodinieren. Es gibt dort Catering-Partner für Events.
Aufbau betreuen Eventsupport 25.06. Neue Standausrüstung wird Ende Mai geliefert.
Anmeldestand aufbauen Eventsupport, IT Support 25.06.
Wifi und andere Passwörter verteilen IT Support 26.-28.06. IT muss 1 Person während des Summits vor Ort gnaztägig bereitstellen.
Teilnehmer unterstützen Eventsupport 26.-28.06. Anmeldestand muss jederzeit während des Events besetzt sein.

Bemerkungen

Die Parksituation am Hotel ist im Veranstaltungszeitraum eingeschränkt. Hier müssen die Teilnehmer dieses Jahr zusätzlich unterstützt werden.

Nach der Veranstaltung

Aufgabe Zuständig Fällig Begonnen Beendet Bemerkungen
Veranstaltungsort aufräumen Eventsupport, IT Support 28.06. Alles muss am letzten Tag bereits aus dem Hotel entfernt werden. Es gibt keinen Aufbewahrungsraum.
Aufgaben bezüglich Veranstaltungsort abschließen Marketingassistenz 05.07. Mit Ansprechpartner Hotel Abschluss bestätigen.
Follow-up mit den Teilnehmern Marketingassistenz 05.07. Umfrage senden.
Veranstaltungsmaterial verteilen (Videos, Präsentationen, Skripte) Marketingassistenz 15.07. Auf Unternehmenswebsite im Eventbereich posten.
Abschlussanalyse Marketingleitung/Geschäftsführung 15.07. Teilnehmer-Feedback, Finanzanalyse, Lessons Learned, Ausblick

Bemerkungen

Die Ergebnisse der Abschlussanalyse werden in der darauffolgenden Mitarbeiterversammlung von der Marketingleitung vorgestellt.


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